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O diagrama acima mostra como é o fluxo do papel num escritório,
desde que ele é recebido, passando pelo processo de impressão,
até ele ser descartado. Em cada um desses estágios
há custos envolvidos, que são afetados pela redução
da quantidade de papel usada.
(Veja
também os benefícios
dos recursos do FinePrint.)
O
problema do papel
O advento da distribuição de documentos eletrônicos
representou o fim do modelo de comunicação "imprimir
e distribuir", que deu lugar a um modelo "distribuir eletronicamente
e imprimir" no qual o indivíduo é o responsável
pela impressão. Embora a distribuição de documentos
eletrônicos reduza os cursos de distribuição,
ela pode aumentar os cursos de impressão, devido aos custos
mais altos associados a manter impressoras para pouco volume de
trabalho e ao tempo adicional requerido para que os usuários
imprimam e recuperem o documento.
Um
estudo dos laboratórios Lawrence Berkeley mostra que
o funcionário de escritório típico usa cerca
de 10.000 folhas (20 resmas) de papel por ano. O custo do papel
é de cerca de 50 dólares, enquanto os custos de impressão
são de 500 dólares. Incluídos nesses 500 dólares
estão:
- armazenagem
dos suprimentos antes da impressão
- funcionários
necessários para transportar, carregar e instalar papel
e toner
- custos
de arquivamento, como móveis e salas de arquivo
- eletricidade
e outros custos indiretos associados à impressão
- custos
de remoção do papel, incluindo gastos com reciclagem
Ao
se reduzir a quantidade de papel que circula por uma organização,
ganha-se eficiência em todas as áreas mencionadas acima.
O papel é muito útil e satisfatório para que
queiramos nos livrar dele. A busca de eficiência no emprego
do papel reconhece a sua utilidade, ao mesmo tempo em que procura
reduzir a quantidade usada.
Possíveis
soluções
Há muitas maneiras de reduzir o consumo de papel numa organização.
Duas das mais comuns são a impressão em frente e verso
(duplex) e a impressão de várias páginas numa
mesma folha (multi-up). Esses métodos podem ser efetivos,
mas seu uso não é otimizado.
Impressão
duplex: A impressão de ambos os lados do papel (chamada
duplexação) usando hardware especial para duplexação
pode reduzir a quantidade de papel utilizada e é plenamente
suportada pelo FinePrint. Porém, tem alguns inconvenientes:
- Requer
hardware especial que não está disponível
em todas as impressoras.
- O
usuário precisa configurar especificamente o serviço
de duplexação no driver da impressora, o que
é com freqüência uma tarefa pouco prática.
- A
impressão duplex toma mais tempo do que a impressão
em duas folhas de papel separadas, por causa do trajeto
mais longo do papel e do mecanismo complicado dos dispositivos
de duplexação.
- Congestionamentos
de papel (jams) são mais comuns em impressoras duplex,
que às vezes requerem o uso de papel com gramatura
maior.
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Impressão
multi-up: Algumas impressoras têm drivers que podem
imprimir várias páginas numa só folha.
Esse tipo de impressão é uma maneira excelente
de poupar papel, uma vez que reduz o uso de papel e toner,
acelera o processo de impressão e causa menos desgaste
nas impressoras. Surpreendentemente, esses drivers são
sub-utilizados, porque:
- Cada
marca e modelo de impressora tem um método e uma
interface de usuário diferentes para essa função.
- As
funções "multi-up" ficam escondidas
dentro do driver da impressora e são pouco práticas
de acessar.
- Não
há um recurso de visualização prévia
disponível para determinar se o material será
legível nos diferentes formatos "multi-up".
- O
usuário precisa lembrar de desconfigurar a impressão
de múltiplas páginas numa folha quando desejar
imprimir uma página por folha. Caso esqueça
de fazer isso, terá de repetir a impressão,
gastando mais papel e tempo
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A
solução FinePrint
O FinePrint suporta impressão em frente e verso em todas
as impressoras, mas enfatiza o método de impressão
de várias páginas numa só folha como o modo
de preferência. Isto torna o FinePrint uma solução
ideal pelas seguintes razões:
- Um
único driver de impressora oferece funções
avançadas para todas as impressoras, eliminando o
problema de treinamento associado às várias
interfaces de usuário apresentadas por diferentes
fabricantes de drivers.
- A
janela de visualização prévia da impressão
aparece para cada tarefa de impressão. Isto faz com
que seja fácil determinar o melhor layout para o
conteúdo específico que será impresso.
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- O
botão Bypass leva direto à impressora
com um único clique, nos casos em que nenhuma formatação
adicional for desejada.
- A
Enterprise edition facilita a instalação
em estações de trabalho.
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O FinePrint tem uma série de outros recursos que aumentam a
eficiência, além da impressão de várias
páginas numa só folha:
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É possível visualizar as tarefas e imprimi-las
em versões eletrônicas de papel timbrado
e formulários da empresa. Isto elimina a necessidade
de comprar formulários pré-impressos e põe
em uso os padrões gráficos da empresa.
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- Várias
tarefas podem ser reunidas numa única tarefa
de impressão, o que elimina o problema de ter tarefas
de um usuário intercaladas com a de outros.
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Páginas não desejadas de e-mails e páginas
da web podem ser removidas antes da impressão.
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Retorno
do investimento
Nossos usuários registram economias de 30-60% em uso de papel
quando utilizam o FinePrint. Supondo uma redução de
30% no custo em relação aos 500 dólares padrão
por ano, 150 dólares por usuário podem ser economizados
a cada ano. É fácil ver por que o FinePrint é
uma solução efetiva que influi positivamente no orçamento
de qualquer organização. Se você ainda tiver
dúvidas sobre como o FinePrint pode beneficiar a sua empresa,
entre em contato conosco.
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